In einer sich schnell entwickelnden Arbeitswelt bietet die Digitalisierung im Bereich Human Resources zahlreiche Vorteile, die von einer Automatisierung von Prozessen bis hin zu einer gesteigerten Mitarbeiterbindung reichen.
Der digitale Wandel dürfte mittlerweile in fast allen Unternehmen in unterschiedlicher Form präsent sein. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende streben nach Arbeitsvereinfachungen, Effizienzsteigerungen, Wettbewerbsfähigkeit und besserer ortsunabhängiger Kommunikation untereinander. Trotz dieser Vorteile herrscht in vielen Unternehmen eine gewisse Zurückhaltung und Bedenken, sei es bei Arbeitnehmern oder Arbeitgebern.
Arbeitnehmende stellen sich die Frage, ob ihre Position und Fähigkeiten noch marktfähig und zukunftsfähig sind und ob eine Weiterbildung oder sogar eine berufliche Neuausrichtung Sinn macht, um mittel- bis langfristig den Anforderungen des Arbeitsmarktes gerecht zu werden.
Für Arbeitgebende stellt sich bei der Digitalisierung und der zunehmenden Automatisierung die Frage, wie ein aktives Veränderungsmanagement gelebt werden kann, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal unterstützen und dabei auftretende Ängste und Unsicherheiten angehen zu können. Mithilfe entsprechender Konzepte, Tools sowie einer direkten und transparenten Kommunikation können Unternehmen ihre Belegschaft aktiv durch den Transformationsprozess begleiten. Der Erfolg der Transformation in das digitale Zeitalter ist nicht nur abhängig von einem ERP-System, sondern auch von der effektiven Nutzung und Akzeptanz dieses Systems durch die Mitarbeitenden.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung im Personalwesen?
Wo früher die Personalabteilung eine starke Auslastung innerhalb der Personaladministration erfuhr, führt die Digitalisierung immer mehr zu einer starken Entlastung dieses Bereichs. Bis anhin wurden oftmals unterschiedliche Excellisten, Wordvorlagen und unzählige Papierdossiers geführt. Heute stehen elektronische Mitarbeiterportale, Apps und Tools zur Verfügung, die administrative Arbeiten, Routineaufgaben und Prozessabläufe wesentlich vereinfachen.
Immer mehr Unternehmen lagern Teile der Personaladministration an die Linienorganisation aus, indem sie Vorgesetzten zusätzliche Personalaufgaben übertragen. Dazu gehören unter anderem die detaillierte Kontrolle der Arbeitszeiten, die Genehmigung von Spesen, die Förderung und Bewertung von Mitarbeitenden sowie die Unterstützung im Rekrutierungsprozess. Trotz dieser Entwicklung führt der Einsatz geeigneter Tools nicht zu einer blossen Umverteilung der Arbeitslast vom Stab zur Linie. Vielmehr ermöglichen optimale und effiziente Nutzung dieser Werkzeuge der Linie, diese Aufgaben mit minimalem Zeitaufwand zu übernehmen und gleichzeitig eine engere Bindung zu den eigenen Teams aufzubauen.
Ausserdem wünschen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heutzutage eine barrierefreie Einsicht in Ihre Daten und wollen diese autonom mutieren können. Sie möchten ihre Lohnabrechnung, ihren Lohnausweis und weitere Dokumente jederzeit und ortsunabhängig abrufen und einsehen können.
Auch bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es entscheidend, dass ein Unternehmen von Anfang an einen professionellen und ansprechenden Eindruck vermittelt. Für Bewerberinnen und Bewerber ist es oft umständlich und zeitaufwendig, Unterlagen auszudrucken, Bewerbungsmappen zu kaufen und diese per Post einzureichen. Es sollte daher möglich sein, Bewerbungsunterlagen digital und unkompliziert einzureichen. Andernfalls könnte die mangelnde Zugänglichkeit dazu führen, dass qualifizierte Fachkräfte sich bereits in diesem Stadium für andere Unternehmen entscheiden.
Vielmehr findet auch bei einem digitalen Bewerbungsprozess die Personaladministration Entlastung. Linienverantwortliche erhalten sofortige Benachrichtigungen über eingehende Bewerbungen, wodurch eine zeitaufwändige Vorselektion durch das Personalmanagement entfällt. Die Entscheidungsträger können eigenständig bestimmen, welche Bewerberinnen und Bewerber am besten zum Stellenprofil passen. Nur Kandidatinnen und Kandidaten, die den definierten Kriterien entsprechen, werden zur Beurteilung vorgeschlagen. Dies verkürzt massgeblich die Reaktionszeiten innerhalb des Unternehmens und verbessert auch die Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern. Durch automatisch generierte E-Mails an die Bewerberinnen und Bewerber, in denen ihnen für ihr Interesse gedankt wird und um etwas Geduld gebeten wird, werden interne Aufwände reduziert und Bewerbende fühlen sich gut informiert und unterstützt, was einen positiven und professionellen Eindruck des Unternehmens vermittelt.
Benötige ich aufgrund der Digitalisierung und Automatisierung noch ein Human Resources?
Trotz Digitalisierung und der Automatisierung von Prozessabläufen sind und bleiben die Mitarbeitenden ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Die Personalabteilung spielt auch in Zeiten zunehmender künstlicher Intelligenz (KI) eine unverzichtbare Rolle. Einerseits fungiert sie als wichtiges Bindeglied für die Förderung zwischenmenschlicher Beziehungen innerhalb des Unternehmens. Andererseits eröffnen sich durch die Automatisierung der Personalverwaltung neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Die HR-Spezialistinnen und HR-Spezialisten haben dank der Digitalisierung mehr Zeit, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt zu unterstützen und zu fördern. Dies kann sich beispielsweise durch massgeschneiderte Weiterbildungsmassnahmen, individuellen Coachings oder offene Feedbackkultur aber auch durch eine optimale Zusammenstellung von Teams zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens oder die Stärkung der Mitarbeiterbindung zeigen. Dadurch können unnötige Fluktuationen vermieden und wertvolles Know-how im Unternehmen gehalten werden, was langfristig zu dessen Erfolg beiträgt.
Von der Automatisierung administrativer Aufgaben, mehr Zeit für die Personalentwicklung bis hin zur Schaffung einer transparenten und effektiven Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgebern – die Digitalisierung im HR-Bereich bietet einen Weg, die Zukunft Ihres Unternehmens erfolgreich zu gestalten.
Bei Meritoria stehen wir Ihnen zur Seite, um Sie auf diesem Weg zu begleiten und sicherzustellen, dass Ihre Organisation von den Vorteilen der Digitalisierung im HR-Bereich optimal profitiert. Je nach Grösse und Anforderungen Ihres Unternehmens können wir Ihnen dank der modular aufgebauten Abacus Business Software individuelle Lösungen anbieten. Gestalten Sie Ihr Personalwesen dank der effizienten Gesamtlösung der Abacus Research AG genau nach Ihren Bedürfnissen. Rufen Sie uns an 041 728 66 88 oder schreiben Sie uns: info@meritoria.ch.